data géant à la conférence tableau 2018

Contrairement à l’année dernière, je ne vais cette fois pas vous raconter ma life mon expérience gustative de la conférence puisque le comité de rédaction m’a gentiment signifié qu’OSEF (on s’en fout) de ma life et que le blog de Synaltic ne devait pas devenir mon skyblog (lach t comz lol XD mdr). Bref, parlons donc d’un sujet bien plus intéressant, divertissant et utile : Tableau Server (ouais je sais encore et toujours Tableau Server, je leur ai dit au comité mais que voulez-vous… Si vous en avez marre, veuillez remplir ce sondage).

Outre les Keynotes, les smoothies (ouais ben ça va, je peux quand même les mentionner non ?) et autres diverses collations, j’ai eu l’occasion de faire la sieste d’assister activement à de multiples conférences (vous en retrouverez d’ailleurs certaines ici) :

 

 

Et cette année, mon petit joujou était particulièrement à l’honneur (je parle toujours de Tableau Server hein), l’occasion pour moi de vous faire une petite compilation de ce que j’ai pu observer !

Organiser et gouverner, encore et toujours gouverner

Tableau Server a véritablement été un sujet clé lors de ces deux jours. Que ce soit au travers des diverses annonces dans les keynotes (il y a même eu un use-case présenté à cette occasion) mais aussi et surtout au travers des multiples conférences (tu radotes Franck, tu radotes). Deux questions se posent alors : comment organiser ? comment gouverner ? Le tout, en s’assurant la participation active de nos utilisateurs (vous vous rappelez de mes articles sur la gouvernance ?).

Et là pas de secrets ni de recette miracle, après avoir assisté aux conférences de Clive Benford (Jaguar Land Rover, Head of Analytics), de Mark Kernke (Groupons, Head of DataViz) cette année en plus de celles de l’année dernière et suite à diverses discussions avec Tableau ainsi que d’autres utilisateurs, il apparaît une fois de plus que tout dépend de VOUS. Et oui, Tableau Server étant plutôt versatile comparé aux autres outils BI, tout dépend de votre organisation, des processus internes et de la marge de manœuvre que vous voulez laisser à vos utilisateurs. Ainsi, il existe encore une fois pléthores de manière d’organiser son Tableau Server (tout en respectant les bonnes pratiques) et il n’appartient qu’à vous de résoudre ce casse-tête (non on va pas vous laisser tomber, ne vous inquiétez pas).

Pour définir les sites, les groupes, les projets et les processus dont vous avez besoin, il faut vous poser encore et toujours les mêmes questions :

Qui (entités/départements…) doit pouvoir faire quoi (édition, interaction, partage…) avec qui (entités/départements…) ?

Une fois ce mystère élucidé, se pose donc la question de comment ?

En répondant à ces deux questions, vous trouverez sans mal la bonne approche pour organiser et gouverner votre Tableau Server. Attention néanmoins à ne pas tomber dans le piège de l’exception. Car une exception en entraine toujours une autre, qui en entraine une autre, qui en entrai…. Bref, raisonnez systématiquement par groupes d’utilisateurs. Le « qui » ne doit pas être une personne, autrement votre gouvernance sera tellement truffées d’exceptions qu’il sera impossible d’administrer correctement les différentes autorisations. A ce titre, n’hésitez pas au besoin de vous détacher légèrement de la structure organisationnelle de votre entreprise pour constituer ces groupes.

Et pour un grand nombre d’users ?

Vous avez désormais vos processus et votre structure organisationnelle définit pour votre Tableau Server. Sauf que comme Jaguar Land Rover ou Groupons, vous avez une communauté d’utilisateurs immense (~6000 utilisateurs). Bon, dans votre cas, il y en a peut-être moins. Toujours est-t-il que 200 ou 300 utilisateurs ça fait quand même un paquet de monde à gérer ! Et là, il y a une recette miracle qui a fait ses preuves (ouf !).

  1. Au sein de vos différents groupes d’utilisateurs définissez des « champions ». Des utilisateurs avancés que vous aurez formé et qui seront chargés d’animer et de former à leur tour leurs collègues. Profitez alors du phénomène de contagion ! La BI devient alors l’affaire de la communauté et pas seulement du BackOffice.
  2. Créez des TUG (Tableau User Group) en interne, donnant l’occasion aux différents services de présenter leurs réalisations et leurs trouvailles ! Ce qui peut faire aussi office de source d’inspiration pour d’autres membres de la communauté. C’est également une opportunité pour échanger sur les difficultés rencontrées et de trouver des solutions ensemble.
  3. Créez des évènements internes divers. Présentations des nouvelles fonctionnalités, concours (les gens aiment gagner des trucs… si, si je vous jure)…
  4. Utilisez et encouragez l’utilisation de Tableau en réunion.

 

Développer, monitorer et anticiper

Même si cette partie mériterait un article entier, je vais rester très concis.

On parlait tout à l’heure de processus. Bien que Tableau soit livré clef en main avec une série d’outils natifs (programmations, tableau de bord résumant les différentes actions se déroulant sur le portail…) on en a jamais suffisamment ! Heureusement, vous avez les APIs, n’hésitez donc pas à développer vos propres outils répondant à vos besoins, vos processus et vos critères de qualité. Les tableaux de bord de monitoring fournis en natif manquent de détails ? Ouvrez l’accès à la base PostgreSQL de Tableau et créez les vôtres ! (ou récupérez ceux faits par la communauté sur le sujet).

Ceci étant, pour rappel, il existe des outils développés et maintenus par des développeurs Tableau (facilement accessibles sur Github mais non garantis par l’éditeur malheureusement) vous permettant de mieux monitorer Tableau Server.

  • TabMon : permet de monitorer la consommation physique de la machine (RAM, CPU), réseau, utilisation du disque…
  • LogShark : permet d’analyser les logs de Tableau Server vous générant automatiquement des classeurs et des Tableaux de bord Tableau avec vos logs,
  • Tabjolt : vous permet de simuler des actions sur le serveur (utilisation de workbook par x nombre d’utilisateurs, nombre de connexion…) et donc d’anticiper l’ajout nécessaire de RAM ou de CPU.

Bien qu’ils ne bénéficient pas de la garantie de l’éditeur, ces outils sont couramment utilisés par leurs consultants et régulièrement mis à jour malgré un léger décalage avec les releases de Tableau. Il est même d’ailleurs recommandé par Tableau Software d’en faire usage et s’avèrent très utiles pour monitorer Tableau avec Tableau.

 

Troubleshooting

Oui bon d’accord, c’est bien tout ça, mais quand on observe des problèmes ou quand nos utilisateurs nous en remontent comment qu’on fait pour les résoudre ? Hein comment ?

Et bien de beaux schémas valent mieux que de long discours. On dit merci qui ?… Tableau évidemment !

Que faire lorsqu’on observe des ralentissements sur un classeur :

 

tableau conference 2018 Europe server troubleshooting

 

Que faire lorsque les souscriptions ou les alertes ne s’envoient pas :

 

tableau conference europe 2018 troubleshooting alertes

 

Et enfin, que faire lorsque les extraits qui n’aboutissent pas :

tableau conference europe 2018 troubleshooting extracts

 

 

Franck Nguyen